TOTOメンテナンス、JRシステム「勤務シフト作成お助けマン」導入でシフト作成時間を6割以上削減

役立つ社畜リリース

2026.09.17

TOTOメンテナンス、シフト作成時間を大幅削減

TOTOメンテナンス株式会社は、通信販売コールセンターのシフト作成において、鉄道情報システム株式会社（JRシステム）が提供するシフト管理システム「勤務シフト作成お助けマン」を導入しました。

これにより、これまで専任担当者が手作業で5日〜1週間かけていたシフト作成時間が、2日にまで短縮されました。また、従業員一人ひとりの休暇希望や勤務条件が反映されるようになり、現場からの不満の声が減少するなど、社員満足度と職場環境の改善にも寄与しているとのことです。

導入の背景と課題

通信販売のコールセンター業務では、受電状況に応じた適切な人員配置が求められる一方で、シフト勤務制の中で従業員個々の希望や勤務条件を考慮したシフト編成が必要です。TOTOメンテナンスの通信販売コールセンターでは、シフト作成が専任担当者の手作業で行われており、完成までに多大な時間を要していました。これが担当者にとって大きな負担となっており、シフト作成時間の短縮が喫緊の課題でした。

また、現場の所員からは、より働きやすいシフト運用を求める声が寄せられていました。具体的には、以下の3点が主な要望として挙げられています。

可能な限り本人の希望する日に休暇を取得できるようにしてほしい。
有給休暇を土日と組み合わせるなど、まとまった休みを取得しやすい環境にしてほしい。
有給休暇をより取得しやすくするため、シフト勤務の運用方法についても見直しを検討してほしい。

これらの要望に応えるには、一人ひとりの希望や勤務条件を細かく考慮する必要がありますが、手作業ではその複雑さからシフト作成時間がさらに増加してしまうというジレンマがありました。そこで、作成時間を短縮しつつ、現場の要望にも応えられる仕組みの構築が求められていました。

導入前の3つの課題

TOTOメンテナンスでは、上記の要望と状況を踏まえ、解決すべき課題を次の3点に整理しました。

課題1：シフト作成時間の短縮

5日〜1週間程度かかっていたシフト作成を「半日で完成させる」という具体的な数値目標が掲げられました。

課題2：シフト作成の属人化

シフト作成が特定の担当者の経験と判断に依存している状態では、担当者の不在時に業務が滞るリスクや、引継ぎ時のミスが発生しやすくなります。特定の担当者に頼らず、誰でも精度の高いシフト表を作成できる体制の構築が課題でした。

課題3：公平性・透明性の確保

手作業でのシフト作成では、割り当ての根拠が説明しづらく、従業員が不公平感を抱く原因となることがあります。自動化により忖度なくシフトを割り当てることで、公平性と透明性を担保し、従業員の不満を解消することが目指されました。

「勤務シフト作成お助けマン」導入後の変化と成果

「勤務シフト作成お助けマン」の導入により、TOTOメンテナンスの通信販売コールセンターでは、以下の変化と成果が見られました。

1. シフト作成時間の大幅短縮

これまで5日〜1週間かかっていたシフト作成が、わずか2日で完了するようになりました。システムが自動でシフトを作成するため、担当者の作業はエラー箇所の修正のみで済むようになったことが要因です。

2. 属人化の解消

勤務条件や法令のルールをシステムに設定することで、シフト作成のノウハウが担当者個人ではなく組織に蓄積されるようになりました。これにより、担当者が不在の場合でも、同じ条件で精度の高いシフト表を作成できる体制が整いつつあります。

3. 公平性・透明性の担保と職場の雰囲気改善

従業員の希望が反映されるようになったことで、所員からの不満の声が減少しました。シフト作成担当者も要望との板挟みから解放され、ストレスが軽減されたと実感しており、職場全体の雰囲気が明るくなりました。

4. 社員満足度の向上とワークライフバランスの改善

休暇希望に加えて、「3勤1休」といった勤務条件も適切に反映されるようになりました。一人ひとりの働き方に沿ったシフトが組めるようになり、従業員のワークライフバランスの改善にも貢献しています。

今後の展望

TOTOメンテナンスでは、今後さらにシステムを使いこなすことで、当初の目標であった「半日でのシフト完成」を見込んでいるとのことです。

「勤務シフト作成お助けマン」は、最適化AIによりスタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作成できるクラウドサービスです。法令遵守や働きやすさを考慮したシフト表を、誰でも簡単に作成することができます。

詳細は「勤務シフト作成お助けマン」公式サイトをご覧ください。
https://www.otasukeman.jp

ＴＯＴＯメンテナンス株式会社について

TOTO製品（衛生陶器、水栓金具、ウォシュレット、システムキッチン、ユニットバスルーム等）のアフターサービス、定期点検、部品の通信販売などを事業内容としています。

代表者：代表取締役社長筒井丈雄
所在地：〒105-0022 東京都港区海岸1丁目2番20号
設立：1980年12月
URL：https://www.tom-net.jp/

鉄道情報システム株式会社について

JRグループの情報システム会社として、「みどりの窓口」座席予約・販売システムをはじめとしたJRグループの情報システムの開発、運営、管理を行っています。その他、データセンター事業や勤務計画・配送ルート計画などの自動化を実現する計画系ソリューション、ITソリューション、情報システムに関するコンサルタントなどを展開しています。