Copilot活用が進まない企業へ向けた実践事例：大手建設企業の総務業務で年間373時間削減を実現

Irwin&co株式会社は、大手建設企業の総務部に対し、Microsoft 365 Copilotの業務活用支援を実施したことを発表しました。この支援により、総務部門の全122業務を棚卸し、その中からインパクトの大きい23業務に絞り込むことで、年間373時間もの業務削減を実現しています。

Copilot導入後の課題：「議事録要約止まり」からの脱却

Microsoft 365 Copilotは、Word、Excel、Outlook、Teamsといった日常的に利用するMicrosoft環境に標準搭載された生成AIです。新たなシステムを導入することなく、既存の環境で手軽に始められる点が大きな特徴です。

しかし、「全社にライセンスを配布したものの利用率が上がらない」という課題に直面する企業は少なくありません。多くの企業では、議事録の要約やメールの下書きといった限定的な用途に留まり、業務全体への活用が進まない状況が見られます。また、「どの業務でどのように活用すれば良いか」が個々の社員の裁量に任され、成果に個人差が生じることも課題です。特に定型業務が多い総務・管理部門では、書類の照合や目視チェックが手作業のまま残されているケースが多く見受けられます。

このような状況は、製品の性能や現場の意識の問題ではなく、業務が「工程」単位で分解されていないことに起因すると考えられます。生成AIの効果が発揮されるのは「業務」単位ではなく「工程」単位であり、どの工程が置き換え可能かを特定するには、現場の具体的な手順を詳細に把握する必要があるのです。

Irwin&coによる支援内容と年間373時間の削減効果

Irwin&co株式会社は、大手建設企業の総務部に対し、以下の4ステップでCopilotの活用支援を実施しました。

全業務の洗い出し: 総務課の担当する全122業務を詳細に棚卸ししました。
対象業務の選定: 業務の頻度や年間業務時間などを考慮し、インパクトの大きい23業務を選定しました。
業務手順の詳細ヒアリング: 誰が、どの手順で、どの資料を使い、どれだけの時間をかけて何を実施しているのかを工程単位で分解し、詳細にヒアリングしました。
AI適用箇所の特定と実演: Copilotの適用に適した工程のみを切り出し、実際の画面を操作しながら活用方法を実演し、業務への組み込みを支援しました。

この支援の結果、対象23業務において年間約1,842時間に対し、約373時間（20.3%）の削減効果が確認されました。注目すべきは、122業務から絞り込まれた23業務のうち、実際にAIが適用されたのはさらに一部の工程のみであったという点です。これは、Copilotの効果を最大限に引き出すためには、業務全体ではなく、AIと親和性の高い特定の「工程」を特定することが重要であることを示しています。

常駐型支援と「実演」による定着化

本支援の大きな特徴は、単に資料を納品するだけでなく、Irwin&coのメンバーが常駐型で総務部の現場に入り込んだ点にあります。業務の棚卸しや工程の分解は、書類上だけでは困難です。担当者が実際に「誰が、どんな手順で、どの資料を使って、どれくらいの時間をかけて、何をしているのか」を隣で観察し、直接ヒアリングすることで、実態に即した棚卸しが可能になりました。

さらに、AIと親和性の高い業務については、実演形式でCopilotの活用方法が示されました。「この業務はAIで効率化できます」と伝えるだけでは、担当者が実際に自らの業務で活用するまでには至らないため、実際の業務データを使用し、Copilotへの指示方法、出力結果、そしてそれを業務に反映する手順を目の前で操作しながら説明しました。その後、担当者自身が同じ操作を試して再現できる状態になるまで、きめ細やかなサポートが行われています。

このような常駐型かつ実演形式の支援は、「ライセンスを配布して研修を一度実施する」という一般的なアプローチとは一線を画します。自社の実データと手順でCopilotが機能する様子を体験し、自ら再現できることが、利用の定着には不可欠です。

具体的な削減事例：捺印請求のチェック業務

最も大きな削減効果が見られたのは、捺印請求の確認工程です。

Before:
申請された捺印請求書と添付資料を突き合わせ、代表者名、日付、住所に誤記がないかを目視で1件ずつ確認していました。さらに、職務権限規程を参照しながら、稟議が必要な案件かどうかを判断する作業も発生していました。件数が多い日には1日あたり1時間規模の作業が発生し、担当者の年間業務時間は600時間に達していました。

After:
AIがPDFを読み取り、以下の4項目を判断理由付きで自動判定するように置き換えられました。

代表者名
年度・日付
住所
稟議の要否

稟議の要否については、職務権限規程の別表のどの項目に該当するか（または該当しないか）を根拠として提示します。これにより、担当者の役割は「全件を目視で確認する」ことから「AIの判定結果と理由を確認する」ことに変化しました。

申請から部署長承認、総務部社員の確認、総務課長の最終承認という承認フロー自体は一切変更されていません。既存のガバナンスを維持したまま確認工程の負荷のみを軽減した結果、年間155〜220時間（25.8〜36.7%）の削減が実現しました。

この事例は、「議事録を要約させる」といった一般的な使い方とは異なる、社内規程といった企業固有の資料を参照させ、判断理由まで生成させるという高度な活用例です。このような工程は、業務手順を詳細に分解して初めて見つかるものです。

Irwin&coのCopilot活用支援が提供する5つの価値

Irwin&co株式会社の支援は、企業がCopilotを効果的に導入・定着させるために、以下の5つの価値を提供します。

今の環境のまま始められる: Microsoft 365を利用中の企業であれば、Copilotは既存の環境内に存在するため、新たなシステム導入に伴う手間やコストを削減できます。
「使えそう」ではなく「使える工程」を特定する: 業務棚卸しからヒアリングまでを伴走し、インパクトの大きい業務を選定した上で、手順を工程単位で分解し、具体的な適用箇所を特定します。これにより、「各自で工夫してください」ではなく「この工程をこう置き換えてください」という明確な指示が可能になります。
承認フローを変えずに組み込む: 業務改善が停滞する原因となる関係部署との合意形成の課題を回避するため、承認の順序や責任者を維持したまま、確認作業の内容のみをAIに任せる設計を優先します。
効果を時間で語れる: 支援の成果を「便利になった」という感覚的な表現ではなく、対象業務の年間時間と削減時間という具体的な数値で提示します。これにより、経営層への報告や、今後の展開方針の決定に役立つ情報を提供します。
常駐型で入り込み、実演で渡す: メンバーが常駐型で現場に入り込み、AIと親和性の高い業務については実演形式でCopilotの操作をレクチャーします。研修を一回実施して終わりではなく、担当者が自身の業務で再現できるまで伴走し、定着を促します。

Irwin&co株式会社は、総務、人事、経理、法務といったバックオフィス部門を中心に、Copilot活用支援、プロンプト開発・検証、オーダーメイドのシステム開発、社員向け研修・講習会など、幅広い領域でサポートを提供しています。