【導入事例】朝4時からの電話確認業務をDX化、業務負荷40％削減と利益可視化で持続可能な組織運営を実現

プロカンとプロキャスの導入事例を公開

株式会社PROCANは、プロジェクト型ビジネスに特化した収支管理システム「プロカン」と、短期派遣業務に特化した労務管理システム「プロキャス」の導入事例を公開しました。今回、セールスプロモーション事業を展開する株式会社トータルブレーンがこれらのシステムを導入し、業務改善と持続可能な組織運営を実現した事例が紹介されています。

導入インタビューの全文は以下のリンクから確認できます。

プロカン「お客様の声」: https://procan.co.jp/voice_list/total_brain.html
プロキャス「お客様の声」: https://pro-cas.jp/case/total_brain.html

導入前の課題：電話・Excel・人海戦術に依存した現場運営

株式会社トータルブレーンでは、イベントやキャンペーン、販促プロモーションなど、多岐にわたる案件を同時に運営していました。システム導入前は、スタッフのキャスティング、シフト管理、出発・到着確認、勤怠管理、給与計算といった業務を、Excelやオンプレミスシステム、そして電話連絡を中心に実施していました。

特に大きな負担となっていたのは、イベント当日の「朝確」（当日の起床・出発確認）でした。担当者は現場開始前の午前4時からスタッフ一人ひとりに電話をかけ、遅刻や欠員が発生した場合には、その場で代替スタッフを探し、再度連絡を行う必要がありました。案件数の増加に伴い、キャスティング担当者や管理部門への負荷が増大し、現場運営は属人化し、長時間労働や精神的負担が常態化していたといいます。

さらに、案件収支管理においても、Excelとオンプレミスシステムの併用により、案件ごとの正確な利益把握や、社員一人ひとりの利益貢献を可視化することが難しい状態でした。営業、企画、制作進行など複数部門が関わる中で、「誰がどの案件でどれだけ利益に貢献したのか」が見えづらく、評価制度への納得感や人材定着にも課題が生じていました。

導入の決め手：「現場」と「経営」が分断されない仕組み

複数のサービスを比較検討した結果、株式会社トータルブレーンが「プロカンシリーズ」を評価したのは、スタッフ管理から案件別原価管理、収支管理、締め作業までを一連の業務として連携できる点でした。

「プロキャス」の導入により、スタッフのスケジュール登録、出発・到着確認、勤怠報告などがアプリ上で完結できるようになりました。さらに、「プロカン」と連携することで、現場運営と案件別利益管理が分断されず、リアルタイムで数値を把握できる環境が整備されました。また、直感的に使いやすいUI設計と、60代のスタッフでも問題なく運用できるシンプルな操作性も、導入の決め手になったとのことです。

導入後の変化：業務負荷40％削減、離職率3分の1以下へ改善

プロカンシリーズの導入により、株式会社トータルブレーンでは顕著な業務改善が見られました。

業務負荷40％削減: 現場・管理部門全体で、約40％の業務負荷削減が実現しました。
朝4時の「朝確」電話対応がほぼゼロに: 従来は担当者が午前4時からスタッフへ電話をかけていましたが、現在はスタッフの起床・出発情報がアプリへ自動集約され、イレギュラー発生時のみアラートが届く運用へ変更されました。これにより、追いかけ電話が「ほぼゼロ」となり、担当者の精神的負担が大幅に軽減されています。
月末締め作業時間が3分の1に: 案件別収支がリアルタイムで整理されるようになったことで、月末締め作業時間は従来の約3分の1へ短縮されました。
売上・利益ともに倍増: コロナ禍においてもリモート環境下で業務継続・拡大を実現し、売上はコロナ前比で倍増、営業利益も大きく伸長しました。
業務改善と離職率改善: 業務負荷の軽減による働き方改善に加え、案件ごとの利益貢献が可視化されたことで、公平な評価制度の設計が可能となり、人材定着が進みました。その結果、社員の離職率は導入前比で約3分の1以下へ改善しています。
管理業務の精度向上: 請求漏れや原価漏れなどのミスが大幅に減少し、紙運用もほぼゼロとなり、現場オペレーション全体のDX化が進みました。

「プロカン」について

「プロカン」は、プロジェクト収支管理において「見やすい」「使いやすい」を追求したクラウドERP（基幹業務システム）です。プロジェクトごとの予算計画から実績までの経過を管理し、月次収支を明確化することができます。最大級のIT製品比較サイト「ITトレンド」が発表した「ITトレンド上半期ランキング2025」では、「原価管理」部門で1位を獲得しました。

＜プロカンでできること＞

集計がリアルタイムで行われ、いつでも分析できます。
ワンクリックで各種集計表を出力することができます。
利益貢献度や工数原価が案件ごとに可視化されます。
クラウド上で申請・承認フローが完結します。
ノンコア業務にかかる時間を削減できます。

詳細はこちらをご覧ください: https://www.project-shuushikanrijp/

「プロキャス」について

「プロキャス」は、ユーザー数7万人を突破し、継続率98％を誇る、短期派遣業務に特化した労務管理システムです。スタッフ登録から請求書発行まで一気通貫で行うことができ、従来の管理業務を大幅に削減することが可能です。

＜プロキャスでできること＞

スタッフのアプリへのアカウント登録と同意書・誓約書などの自動化により、登録作業をリモート化できます。
アプリから希望シフトの提出が可能で、カレンダーから勤務決定案件のスケジュール確認もできます。
スタッフに募集したい案件を一斉配信し、プッシュ通知で応募を募ることができます。
アプリ打刻で勤務状況をリアルタイム管理し、入力された勤怠情報から給与を自動計算できます。
システム内に蓄積されたデータをもとに、全銀データ・給与明細・法定三帳簿などを自動作成できます。

詳細はこちらをご覧ください: https://www.pro-cas.jp/

今後の展望

プロカンシリーズは今後、他システムとのAPI連携をさらに強化し、営業管理・労務管理・収支管理・会計管理といった一連の業務をシームレスにつなぎ、イベント・セールスプロモーション・制作業界をはじめ、システム開発、建設業などのプロジェクト型ビジネスの業務効率化を支援していく予定です。

株式会社PROCANは、従来のERPのような大規模システムから、必要な機能を柔軟に組み合わせられる「モジュール型ERP」へのシフトを推進し、現場で使いやすい業務基盤の構築を支援していくとしています。

企業概要

株式会社トータルブレーン

株式会社トータルブレーンは、プロモーション領域を中心にクリエイティブをサポートする会社です。お客様の課題解決のため、内容に合ったチームを提案し、お客様に合ったクリエイティブをあらゆる角度でサポートしています。多くのプロフェッショナルが在籍・契約しており、単なるイベントにとどまらず、空間プロデュースやデザイン、デジタル施策、各種キャスティングの提案まで行っています。