産休を契機に業務を再設計、オンラインアシスタント活用でコア業務に集中
BPOテクノロジー株式会社は、オンラインアシスタント®「フジ子さん」の導入事例として、アビリティーセンター株式会社における活用状況を公開しました。この事例では、社員のコア業務への集中と定例業務の属人化防止を目指し、「フジ子さん」がどのように活用されているか、その背景と効果が紹介されています。
アビリティーセンター株式会社は、人材派遣を主軸に、人材紹介や教育研修、BPO、外国人採用支援など、多岐にわたる人材サービスを提供している企業です。同社が「フジ子さん」の導入を検討したきっかけは、社員の産休取得でした。この産休を機に後任体制を検討する中で、社員がより重要なコア業務に注力できる環境を整えること、そして業務の属人化を防ぐことが課題として浮上しました。そこで、リモートで対応可能な業務を外部に委託する方針が決定され、「フジ子さん」の導入に至りました。
ツール導入支援から定常業務まで一貫したサポートが決め手
アビリティーセンター株式会社では、当時、経費精算を紙と現金で行っていましたが、業務効率化のために新たな経費精算システムの導入を計画していました。「フジ子さん」は、このようなツール導入支援にも対応しており、システム導入時のサポートから、導入後の経費精算チェック業務までを一貫して依頼できる体制が提供されています。
この一貫したサポート体制と、契約後も依頼内容を柔軟に変更できる点が、「フジ子さん」導入の決め手となりました。
多岐にわたる依頼内容と効率的なコミュニケーション
現在、アビリティーセンター株式会社では、毎月の勤怠チェックや経費精算におけるインボイス要件の確認業務を中心に「フジ子さん」を活用しています。その他にも、エンゲージメントサーベイの結果整理や人事生産性レポートの資料作成、単発の資料作成、情報収集など、多岐にわたる業務が依頼されています。
新しい業務を依頼する際は、必要な資料と依頼事項をテキストで共有することを基本とし、複雑な内容についてはオンラインでの画面共有を活用して説明が行われています。このように業務内容に応じてコミュニケーション方法を使い分けることで、スムーズな引き継ぎが実現しています。
また、月末の1週間前には契約時間の残数と作業予定を確認する運用が導入されており、追加業務の依頼やマニュアル作成などに時間を充てることで、契約時間を有効に活用できる体制が構築されています。
時間削減と属人化の解消という導入効果
経費精算や勤怠チェックは、細かな確認が必要で多くの工数を要する業務ですが、これらの一次チェックを「フジ子さん」にアウトソースしたことで、時間の削減効果が生まれました。最終確認は自社で行われるものの、導入前と比較して業務負荷は大幅に軽減されています。
「ルールが明確な業務は依頼する」という方針を徹底した結果、社員は新規プロジェクトへの挑戦や時間外対応の削減など、本来注力すべき業務に時間を割けるようになりました。さらに、「フジ子さん」のチーム制による対応体制は、アビリティーセンター株式会社が課題としていた定例業務の属人化防止にも貢献しています。
アビリティーセンター株式会社の仁野氏からは、以下のようなコメントが寄せられています。
「『フジ子さん』はレスポンスが早く、社内が忙しくて誰も対応できないときでも、依頼すると翌営業日中には対応してもらえます。オンラインでのコミュニケーションも想像以上にスムーズでした。また、バックオフィス業務には紙文化が残りがちですが、『紙だから依頼できない』ではなく、『社外へ依頼するために業務フローを見直す』という考え方もあります。効率化の実感には一定の時間を要するものの、長期的な視点で取り組むことで大きな効果につながると感じています。」
アビリティーセンター株式会社の詳細は、以下のウェブサイトで確認できます。
https://www.abi.co.jp/
オンラインアシスタント®「フジ子さん」について
オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、企業の成長に必要なサブ業務やノンコア業務に対し、必要な時に、メールやチャットなどのオンラインでアシスタントに依頼できるサービスです。
「フジ子さん」の主な特長は以下の通りです。
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月10時間から依頼可能：業務量に応じて、毎月柔軟に調整できます。
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最短1か月から契約可能：契約期間の縛りがなく、状況に応じて変更や解約が可能です。
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幅広い業務に対応：経理・人事・総務からデータ整理・リサーチまで、1契約で多様な業務に対応できます。
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採用・雇用コストの削減：人件費や教育・設備コストを削減できます。
オンラインアシスタント®「フジ子さん」のサービス詳細は、以下のウェブサイトで確認できます。
https://fujiko-san.com/
アビリティーセンター株式会社の活用事例について、さらに詳しく知りたい場合は、以下のページをご覧ください。
https://fujiko-san.com/case/038/
BPOテクノロジー株式会社について
BPOテクノロジー株式会社は、「人々の時間を増やし、幸せを増やす ― ヒトとAIの最適なチームワークの探求 ―」を経営理念に掲げ、オンラインアシスタント®「フジ子さん」やオンラインBPOサービスを提供しています。人手不足の解消だけでなく、企業のDX推進や業務効率化・自動化を支援することで、持続可能で進化した社会の実現を目指しています。
BPOテクノロジー株式会社の詳細は、以下のウェブサイトで確認できます。
https://bpo-tech.co.jp
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