ファイルサーバーの不調が企業の「見えない損失」に、約9割が不調を経験し86.4％が“シャドー保管”へ

約9割が3カ月以内にファイルサーバー不調を経験

直近3カ月以内に何らかのファイルサーバーや共有フォルダの不調を経験した人は、項目別に見ると最大91.1％に達しています。特に「ファイルを開く・保存するのに時間がかかる（動作が重い）」は91.1％が経験しており、そのうち62.3％は「週に数回以上」直面していることが明らかになりました。

次いで、「アクセスできない／切断される」が88.9％、「複数人での編集による上書き・競合」が87.0％、「検索しても目的のファイルが見つからない」が85.9％と、いずれも高い頻度で発生し、業務の生産性に直結する問題となっています。

不調対応に1カ月で1時間以上を費やす人が約6人に1人

直近1カ月でファイルサーバーや共有フォルダの不調に対処する時間を尋ねたところ、約4割が「30分未満」と回答しました。しかし、1時間以上を費やした人は15.8%にのぼり、そのうち3.6%は10時間以上を費やしていることが分かりました。これは、約6人に1人の従業員が、ファイルサーバーの不調のために月1時間以上のリソースを失っている計算となります。

不調時の代償行動は86.4％が経験、「業務用PCローカル保存」が37.9％で最多

ファイルサーバーや共有フォルダが重い、あるいは使えないときに、やむを得ず取った行動について尋ねたところ、「やむを得ない行動を取ったことはない」と回答した人は13.6％にとどまり、86.4％が何らかの代償行動を経験していることが示されました。

最も多かったのは「業務用PCのローカル（デスクトップ等）に保存」で37.9％でした。次いで、「別フォルダ・別場所に二重保存」（33.8％）、「チャットツールの自分宛DMに保存」（31.6％）、「個人所有のUSBメモリ・外付けHDDに保存」（30.7％）、「個人契約のクラウドストレージに保存」（30.5％）と続いています。

これらの代償行動は、会社が用意した正規の共有環境が現場の業務スピードや利便性に追いついていないことを示すシグナルとも言えます。

代償保管されるファイルには機密情報も

やむを得ず保管したファイルの種類を尋ねた結果、「業務マニュアル・手順書」（38.5％）や「自分の作業中のドラフト」（37.5％）が上位に挙げられました。さらに、「顧客との契約書・見積書・請求書」（31.1％）、「顧客名簿・取引先リスト」（30.8％）、「人事・給与・採用データ」（29.5％）など、機密性の高いファイルも約3割の現場で代償保管されていることが判明しました。一方で、「機密情報・個人情報に該当するファイルは含まれていない」と回答した人はわずか3.5％でした。

個人領域へ退避したファイルの約66％が残ったまま

代償行動後、保管したファイルがどうなっているかを尋ねたところ、「ファイルサーバー／共有フォルダには戻したが、個人側にも残している」が33.9％、「ファイルサーバー／共有フォルダに戻さず、個人側にだけ残している」が31.9％となりました。両者を合わせると、対象者の約66％がファイルを個人領域に残したまま運用していることになります。すぐにサーバーに戻して個人側から削除した人は32.3％にとどまりました。

このような状況は、退職時の引き継ぎ漏れや端末紛失、誤送信といったインシデントの温床となりかねません。代償保管は一時的な回避策ではなく、持続的なリスク資産として現場に蓄積されている可能性があります。

代償行動を情シスに「報告しない／したことがない」が50.7％

ファイルサーバーや共有フォルダの不調、および代償行動について、社内の情報システム部門に相談・報告したことがあるかを尋ねたところ、「不調も代償行動も都度報告している」と回答した人は30.5％にとどまりました。一方で、「不調は報告するが、代償行動は報告していない」が30.5％、「報告したことはない」が17.7％となり、合計50.7％の現場で代償行動が情シスに共有されていないことが明らかになっています。

これは、サーバーの「重さ」は報告されても、その裏で起きている個人領域への代償保管が可視化されていない「報告されない問題」として、企業全体のリスク管理上の盲点となり得ます。

約半数がインシデントまたはヒヤリハットを経験

ファイルサーバーや共有フォルダの不調、または代償行動が原因で起き得る出来事について尋ねたところ、いずれの項目も「実際に発生」または「ヒヤリハット（未然に防いだ）」の合計が50％前後に達しました。

最も多かったのは「個人PC・個人クラウドに保存したファイルを誤って削除・紛失」で58.2％（実発生34.9％／ヒヤリハット23.3％）でした。次いで、「USBメモリを社外で紛失」が52.9％、「古いバージョンで業務を進めてしまった／顧客に古い資料を送付」「サーバーダウンの間に納期・締切に遅れた」がいずれも51.8％、「メール誤送信で機密ファイルを社外に送付」が51.2％という結果になっています。

情報漏えい、納期遅延、バージョン違いといった、企業にとって致命的になり得るインシデントが現場に広く存在していることが浮き彫りになりました。

インシデント経験者の91.7％が社内報告、ただし約1割は未報告

インシデントまたはヒヤリハットを経験した253名に対し、社内への報告状況を尋ねたところ、「すべて報告した」が51.8％、「一部報告した」が39.9％となり、合計91.7％の経験者が何らかの形で社内報告を行っていました。一方で、「報告していない」が7.9％、「覚えていない」が0.4％と、約1割は社内に共有されないまま事象が完結している実態も確認されています。

これは、サーバーやデバイスに関連するインシデントが、社内で完全に把握しきれていない可能性を示唆しています。

約6割が「現状のファイルサーバーは業務効率を下げている」と回答、経営層との認識ギャップも顕在化

ファイルサーバーや共有フォルダに関する意見を尋ねた結果、「今のファイルサーバー／共有フォルダは業務効率を下げている」と回答した人は60.7％にのぼりました。また、「個人クラウドや個人PCにファイルを保管することは、業務上やむを得ない」と回答した人も61.5％に達し、現場の半数以上が代償行動を容認している実態が浮かび上がりました。

さらに、「経営層は、ファイルサーバーの不調が業務に与える影響を理解していないと感じる」は55.1％、「経営層は、シャドー保管のリスクを軽視していると感じる」は54.6％、「ファイル保管環境の不調による損失は、経営層に十分認識されていない」は54.0％となり、いずれも過半数の現場が経営層との認識ギャップを感じていることが分かりました。

総括

この調査から、社内ファイルサーバーや共有フォルダの不調が、現場の生産性を奪うだけでなく、情報セキュリティ上のリスクを生み出し続けている実態が明らかになりました。約9割が不調を経験し、86.4％が代償行動を取り、その中には機密性の高いファイルも含まれます。さらに、代償保管されたファイルの約66％が個人領域に残されたままとなり、その約半数は情シスに報告されていません。現場の5割以上が「経営層が業務影響やリスクを十分認識していない」と感じており、「見えない不調」と「見えないリスク」が経営層と現場の間に横たわっている構図が浮き彫りになっています。

企業がこの課題に向き合うためには、以下の点が重要と考えられます。

ファイルサーバー不調の実態を可視化すること（インシデントだけでなく日常的な「待ち時間」も含めて把握）
代償行動やシャドー保管を「責める対象」ではなく「環境改善のシグナル」として扱うこと
現場、情シス、経営層が同じデータを見て議論できる体制を整えること

クラウドストレージへの移行については、コストとセキュリティの両面で不安と期待が併存する状況です。「壊れてから動く」という運用から、「現場の生産性・セキュリティリスクをコスト換算した上で判断する」という意思決定への移行が、今後ますます求められていくでしょう。シャドー保管は現場を責める材料ではなく、ファイル管理環境を見直すべきサインとして捉え、現場が正規のルートで、速く、安全に、迷わずファイルを扱える環境を整えることが、見えない損失とリスクを減らす第一歩となります。

クラウドストレージ「Fileforce」について

「Fileforce」は、業種、業界、組織の規模を問わず25,000社以上（OEMサービスを含む）の利用実績がある純国産の法人向けクラウドファイルサーバーです。オンプレミスのファイルサーバーで長年使われてきたエクスプローラーによる操作をそのまま利用できるため、ユーザーの混乱や操作ミスを防ぎ、情報漏えいのリスクを大幅に低減します。また、最小権限の原則を確実に維持し、高いレベルのデータセキュリティを提供しています。

詳細については、以下のリンクをご参照ください。